Art. 7 - Servizio informazioni¶

L’URP svolge la propria attività avvalendosi di un sistema informativo sui servizi, le strutture e il funzionamento dell’amministrazione tale da consentirgli di individuare per ogni servizio le relative informazioni di dettaglio. L’aggiornamento del sistema informativo affidato ai referenti dell’ URP di cui all’art. 7, è di competenza dei singoli uffici, in ragione delle rispettive attività.

Art. 8 - I referenti dell’U.R.P.¶

I Dirigenti nominano ciascuno un proprio referente deputato a gestire i rapporti con l’URP.

Qualora richiesto dall’ URP e i Dirigenti nominano i referenti anche nelle unità organizzative.

L’attività dei referenti di cui ai precedenti commi ed in particolare di quelli competenti per gli uffici di sportello è coordinata dai Dirigenti dei Settori.Potranno essere previste riunioni e incontri periodici, tra U.R.P. e referenti, per determinare le strategie di lavoro.

Art. 9 - Compiti dei referenti¶

Ai referenti è attribuito in particolare il compito di:

• aggiornare il sistema informativo di cui all’articolo 6;
• segnalare all’ URP tutte le novità inerenti i servizi, i procedimenti amministrativi, la struttura e il suo funzionamento e trasmettere la relativa modulistica;
• contattare il responsabile del procedimento o dell’ufficio competente, tutte le volte che l’URP abbia necessità di acquisire informazioni puntuali su questioni specifiche, nel caso ad esempio di esercizio del diritto di accesso o di gestione e monitoraggio del reclamo;

Art. 10 - Rapporti informativi fra Settori dell’Amministrazione¶

1. Tutti gli atti (delibere / determine) devono contenere la seguente dicitura:… di trasmettere all’URP copia del presente atto, completo di allegati, ai fini della comunicazione esterna;
2. Tale dicitura dovrà essere altresì apposta a tutti gli atti amministrativi che contengono modifiche delle procedure esistenti o delle modalità di erogazione dei servizi.

Art. 11 - Distribuzione della modulistica¶

1. Tutti i Settori dell’Amministrazione inoltrano all’ U.R.P. la modulistica ad uso degli utenti e dei contribuenti, chiedendo allo stesso di curarne la distribuzione e dando istruzioni circa la loro illustrazione;
2. L’ U.R.P cura la distribuzione della modulistica, messa a disposizione del Comune di Palermo, da parte di altri enti pubblici e da parte dei soggetti che erogano servizi di pubblica utilità sul territorio.

Art. 12 - Assistenza alla compilazione¶

L’assistenza alla compilazione della modulistica da parte degli utenti e dei contribuenti comunali è assicurata dai responsabili dei servizi interessati.

Art. 13 - Procedura relativa alle segnalazioni e proposte¶

Tutti gli appartenenti alla comunità cittadina, in modo singolo o associato, hanno diritto di segnalare, con ogni mezzo e modalità a disposizione eventuali disservizi circa i tempi, le procedure e le modalità di erogazione dei servizi dell’Amministrazione.

L’utenza potrà utilizzare, qualora lo ritenesse opportuno gli appositi moduli prestampati forniti e distribuiti dall’ufficio. In ogni caso la segnalazione deve essere compilata in ogni sua parte e, pena l’inammissibilità, non potranno essere accettate istanze se proposte in forma anonima.

L’URP comunica formalmente all’interessato l’inizio della fase istruttoria indicando il responsabile del procedimento al quale eventualmente potrà rivolgersi per avere ulteriori informazioni.

Per l’espletamento dell’attività istruttoria, l’URP acquisisce tutti gli elementi utili alla formulazione della risposta, richiedendo, formalmente, ai Responsabili di settore o dei servizi interessati tutte le informazioni, relazioni o pareri inerenti all’oggetto della segnalazione.

I Responsabili di settore o dei servizi sono tenuti a fornire all’URP, per iscritto via fax o e-mail, entro 15 giorni dalla richiesta, i pareri o le relazioni e tutte le informazioni necessarie, indicando i motivi del disservizio verificatosi e, ove possibile, le concrete soluzioni e i tempi necessari per rimuoverlo.

Ricevuta l’informativa richiesta il responsabile del procedimento conclude l’istruttoria entro i successivi 15 giorni e trasmette gli atti al Responsabile dell’URP.

Qualora le segnalazioni degli utenti non abbiano avuto risposta nei tempi stabiliti, il Responsabile dell’URP sollecita il Responsabile dell’ufficio interessato.

Presso gli URP, i cittadini e le associazioni possono, altresì, avanzare proposte e suggerimenti per quanto concerne il miglioramento delle modalità di accesso ed erogazione dei servizi. Tali proposte sono inoltrate agli Uffici competenti che provvedono a dare una risposta entro 30 giorni, trasmettendola per conoscenza all’URP.